Organisaties moeten voldoen aan eisen die zijn opgelegd voor de overheid, afnemers, normeringsinstituten en brancheorganisaties. Compliance Management houdt in dat de organisatie aantoonbaar voldoet aan deze eisen. Nadat de eisen zijn vertaald naar het werkveld van de organisatie, is het zaak ook aantoonbaar te werken volgens en de eisen en normen.
Het aanpassen van de werkwijze van de organisatie, zodat wordt gewerkt volgens hetgeen op papier is vastgelegd blijkt in praktijk veelal het complexe deel van compliance. Hoe voorkom je dat Compliance Management een papieren tijger wordt? Dat compliance geen overhead wordt, maar kwaliteit toevoegt aan het werkproces?
Business Process Management en Valtimo maken het mogelijk compliance processen daadwerkelijk uit te voeren. Het platform legt van elke handeling vast wanneer het werk gedaan is, door wie en wat is uitgevoerd. Het platform bewaakt de voortgang, en voorkomt dat stappen in het werkproces worden overgeslagen.
Het auditten wordt met de inzet van een BPM-platform een makkelijker proces. Immers zijn processen niet een op intranet beschreven workflow, maar is inzichtelijk dat daadwerkelijk gewerkt wordt volgens de beschreven en procedures. Zo wordt compliancy geen overhead, maar een concurrentievoordeel.
In het kort
- Aantoonbaar voldoen aan de wet- en regelgeving.
- Compliance wordt onderdeel van de primaire bedrijfsvoering waardoor wijzigingen sneller doorgevoerd kunnen worden in processen, producten en diensten.
- Kwaliteit wordt bewaakt. Het platform zorgt dat de juiste mensen de juiste taken op tijd uitvoeren.
- Inzicht in de mogelijke risico’s voor de organisatie en daardoor een betere beheersing van de risico’s.
Toepassing
AVG Compliancy
Met de AVG staan organisaties voor een uitdaging. De AVG blijkt niet alleen bij het opstellen van beleid. Uit beleid volgt uitvoering, in de vorm van bijvoorbeeld het wettelijk recht op inzage. Bij organisaties met een groter aantal systemen en systeemeigenaren is het cruciaal dat alle systeemeigenaren tijdig in staat gesteld worden de subset van de gevraagde gegevens aan te leveren.
In veel gevallen zal het volledig geautomatiseerd laten verlopen van dit proces niet haalbaar zijn: de kosten wegen niet op tegen de baten. Het is wel haalbaar het regieproces te automatiseren, zodat zeker wordt gesteld dat er binnen de gestelde termijn aan het verzoek wordt voldaan. Daarnaast geeft dit direct inzage in de snelheid waarmee de processen worden afgewikkeld, en eventuele knel- en verbeterpunten.
