Operations zijn de ruggengraat van elke organisatie. In welke branche je ook zit, het laten samenwerken van afdelingen, toeleveranciers, mensen en systemen is een complex geheel. Denk aan het verwerken van orders, het beheren van contracten of aan het afhandelen van logistieke processen.
Niet zelden leunen operationele processen sterk op email en excelsheets. Het ‘in control’ zijn – een vereiste vanuit toezichthouders en management – is complex.
Valtimo maakt het mogelijk operations processen te beschrijven en gecontroleerd uit te voeren. Op basis van een BPMN-model legt Valtimo elke handeling vast: wanneer het werk gedaan is, door wie en wat is uitgevoerd. Het platform bewaakt de voortgang, stuurt notificaties en voorkomt dat stappen in het werkproces worden overgeslagen.
Gebruik Valtimo voor onderwerpen zoals:
- Orderafhandeling
- Logistieke processen
- Leveranciers beheer
- Voorraad management
- Contract management
Toepassing
Orderafhandeling
Zodra er een order of bestelling geplaatst wordt volgt een administratief proces waarin verschillende afdelingen, systemen en mensen hun deel van de opdracht uitvoeren. Orderformulieren worden geprint en ondertekend en contracten worden goedgekeurd en gearchiveerd. De planning en levering wordt in gang gezet en factuurprocessen opgestart.
Het geautomatiseerd afwikkelen van orders zorgt dat mensenwerk wordt geminimaliseerd. Dat voorkomt fouten, verlaagt kosten en verkort doorlooptijden. Aan de andere kant zorgt het dat klanten beter worden bediend. Ze hebben inzage in de voortgang van de afhandeling van bestelling tot aflevering. Dat levert tevreden klanten op.
In het kort
- Taken van het orderproces worden automatische aan de juiste personen toegekend.
- Medewerkers worden direct herinnerd zodra er vertraging optreedt.
- De benodigde informatie wordt automatisch verwerkt in de juiste systemen. Hierdoor is de kans op vertraging en fouten vele malen kleiner dan daarvoor.
- De benodigde orderdocumenten worden direct op de juiste plaats gearchiveerd en kunnen door alle medewerkers bekeken worden. Hierdoor worden deze documenten niet onnodig per mail verstuurd en bewaard.
- De voortgang van elke order is meteen zichtbaar en bottlenecks in het proces kunnen onmiddelijk aangepakt worden.
